Charte de confidentialité
Le Réseau Homestay Canada respecte chacun des dix principes d’équité en matière d’information de l’Annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA) grâce aux mesures suivantes. Pour recevoir des copies de nos politiques et procédures, veuillez contacter notre Contrôleur de données à l’adresse dataprotectionofficer@canadahomestaynetwork.ca.
1. Soyez Responsable
CHN a rédigé ce document afin de se conformer à tous les principes de l’Annexe 1 de la PIPEDA. Le délégué à la protection des données désigné par CHN est Jennifer Wilson. Le délégué à la protection des données veillera à :
- assurer que toutes les informations personnelles détenues par l’organisation sont protégées ;
- maintenir les politiques et pratiques de l’organisation en matière d’information personnelle ;
- avoir l’autorité d’intervenir sur les questions de confidentialité relatives à toutes les opérations de l’organisation ;
- analyser toutes les pratiques de gestion des informations personnelles, y compris les activités en cours et les nouvelles initiatives.
Le nom du délégué à la protection des données sera identifié sur le site web de CHN. Le personnel de CHN sera informé et formé sur les politiques et procédures de confidentialité. Des informations sur nos politiques et procédures seront mises à la disposition de nos clients sur notre site web et dans nos contrats.
Politiques et procédures associées :
- Contrat d’Accueil
- Accord de Participation de l’Étudiant
- Formulaire de Demande d’Informations Personnelles
- Politique d’Utilisation Appropriée des Informations Personnelles
- Formulaire de Correction des Informations Personnelles
- Politique sur le Maintien de l’Exactitude des Informations Personnelles
- Politique de Conservation et de Destruction des Informations Personnelles
- Procédure de Plaintes
- Politique de Mesures de Sécurité pour les Informations Personnelles
- Procédure de Formation du Personnel pour la PIPEDA
- Liste des Informations Personnelles Collectées
- Procédure de Stockage et de Récupération des Informations Personnelles
2. Identifiez le But
CHN a identifié les raisons suivantes pour la collecte d’informations personnelles auprès de nos familles d’accueil et des participants à notre programme (nos « clients ») :
*Maintenir un dossier des informations personnelles du client, pour nous permettre de faire correspondre les familles d’accueil avec les étudiants internationaux ;
*Dans le cas où une famille d’accueil est associée à un étudiant, CHN divulguera des informations sur la famille d’accueil à l’étudiant international, à sa famille et, le cas échéant, à l’agent agissant en leur nom dans leur pays d’origine, et les informations sur l’étudiant seront divulguées à la famille d’accueil ;
*Dans le cas où une famille d’accueil est associée à un étudiant, CHN divulguera également des informations sur la famille d’accueil à des organisations tierces qui sont impliquées dans le séjour de l’étudiant international au Canada. Ces organisations peuvent inclure, sans s’y limiter, des écoles, des universités et des compagnies de voyage ;
*Gérer la facturation, les paiements et les remboursements pour le service que la famille d’accueil fournit en tant qu’hôtes pour les étudiants internationaux ;
*Contacter le client dans le but de les informer de réunions, de changements à nos politiques ou de communiquer toute autre information importante concernant le programme d’accueil en famille ;
*Collecter des statistiques pour le seul usage du développement des affaires de CHN.
CHN identifie ces objectifs dans notre Contrat d’Accueil et l’Accord de Participation de l’Étudiant, qui sont signés par les hôtes ou les étudiants respectivement comme condition de leur participation au programme d’accueil en famille. Toute nouvelle finalité pour l’information sera identifiée au fur et à mesure qu’elle se présente et CHN obtiendra le consentement du client avant d’utiliser l’information à toute nouvelle fin.
3. Obtenir le Consentement
CHN obtiendra le consentement pour l’utilisation des informations personnelles de chaque client, grâce à l’utilisation de notre Contrat d’Accueil et de l’Accord de Participation de l’Étudiant. Ces documents informent également le client de l’objectif de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des informations personnelles. CHN enregistrera le consentement reçu en déposant l’Accord signé dans le profil du client. Dans l’éventualité où un client retire son consentement à l’utilisation de ses informations personnelles, le dossier sera retiré de notre système électronique et toutes les copies papier des informations du client seront détruites. Le personnel de CHN sera formé pour être capable de répondre aux questions du client sur les objectifs de la collecte.
4. Limiter la collection
CHN limite la quantité et le type d’informations personnelles collectées à ce qui est nécessaire pour nos objectifs identifiés. CHN identifie le type d’informations personnelles que nous collectons. Voir notre Liste des Informations Personnelles Collectées. Le personnel de CHN est formé pour s’assurer qu’il est capable d’expliquer aux clients pourquoi l’information est nécessaire.
5. Limiter l’utilisation, la Divulgation et la Conservation
CHN utilise et divulgue des informations personnelles uniquement pour les objectifs identifiés dans notre Contrat d’Accueil et l’Accord de Participation de l’Étudiant. CHN conserve des informations personnelles sur un client seulement tant qu’il est considéré comme « actif » dans notre base de données, ou aussi longtemps que la loi l’exige pour Revenu Canada.
CHN a identifié des directives et des procédures pour la conservation et la destruction des informations personnelles. Voir la Politique de Conservation et de Destruction des Informations Personnelles. CHN détruit, efface, ou rend anonyme les informations personnelles qui ne sont plus nécessaires pour un objectif identifié ou une exigence légale. CHN effectue des révisions régulières de nos clients inactifs pour déterminer si l’information est toujours requise.
6. Soyez Précis
CHN a établi une politique pour s’assurer que les informations personnelles sont maintenues à jour dans notre base de données. Voir notre Politique sur le Maintien de l’Exactitude des Informations Personnelles. CHN peut raisonnablement s’attendre à ce que nos clients informent notre bureau dans le cas où les informations personnelles suivantes auraient changé :
Nom(s) ;
Adresse incluant rue, appartement, ville et code postal ;
Numéro de téléphone incluant domicile, bureau, fax, portable ;
Adresse électronique (si applicable) ;
Animaux (des familles d’accueil) ;
Changements ou rénovations de la maison ou des chambres des étudiants (des familles d’accueil) ;
Informations de compte pour les paiements/remboursements.
CHN vérifiera les informations personnelles avant leur divulgation. Le personnel de CHN maintient l’exactitude en :
Suivant la Liste des Informations Personnelles Collectées pour s’assurer que toutes les informations sont collectées pour un objectif spécifié ;
Suivant la Procédure de Stockage et de Récupération des Informations Personnelles ;
S’assurant que les informations personnelles reçues d’un tiers sont précises et complètes ;
Enregistrant la date à laquelle les informations personnelles ont été obtenues ou mises à jour ; et
Enregistrant les étapes prises pour vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et l’actualité des informations dans la base de données ou le dossier du client.
7. Utilisez des Mesures de Protection Appropriées
CHN protège les informations personnelles contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification comme décrit dans notre Politique de Mesures de Sécurité pour les Informations Personnelles. Le personnel de CHN a accès à la base de données et aux informations personnelles sur une base “besoin de savoir”. Le personnel de CHN est formé à l’importance de maintenir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles. Le personnel de CHN est régulièrement formé sur les mesures de sécurité. Le responsable de la confidentialité de CHN examine régulièrement nos mesures de sécurité et recommande des mises à jour des mesures de sécurité si nécessaire.
8. Être ouvert
CHN informe nos clients que nous avons des politiques et des pratiques pour la gestion des informations personnelles sur notre site web et lors de nos entretiens initiaux. CHN distribue nos politiques et procédures en postant des liens vers ces documents sur notre site web et en les mettant à disposition des clients dans un format papier sur demande. Le personnel de CHN est formé aux procédures pour répondre aux demandes individuelles. Le nom et l’adresse du responsable de la confidentialité de CHN sont disponibles sur notre site web, ou sur demande à notre bureau.
Les clients de CHN ont un accès complet à leurs informations personnelles à tout moment et peuvent contacter notre siège social pour obtenir notre Formulaire de Demande d’Informations Personnelles et/ou le Formulaire de Correction d’Informations Personnelles. Les clients sont informés du processus d’obtention d’informations personnelles sur notre site web.
Les clients de CHN sont informés de notre processus de plaintes sur notre site web. Voir aussi notre Procédure de Plaintes.
CHN a détaillé quelles informations personnelles sont divulguées à d’autres organisations dans notre Liste des Informations Personnelles Collectées.
9. Donner Accès aux Particuliers
Les employés de CHN sont formés aux procédures pour répondre aux demandes individuelles concernant leurs informations personnelles, comment elles sont ou ont été utilisées, et à qui elles ont été divulguées. Les clients de CHN ont un accès complet à leurs informations personnelles à tout moment et peuvent contacter notre siège social pour obtenir notre Formulaire de Demande d’Informations Personnelles. Les clients sont informés du processus d’obtention d’informations personnelles sur notre site web.
Les clients de CHN peuvent corriger les erreurs dans leurs informations personnelles par téléphone, en se connectant à leur compte de portail d’hôte ou d’étudiant, ou en remplissant notre Formulaire de Correction d’Informations Personnelles. Les clients sont informés du processus de correction des informations personnelles sur notre site web. CHN vérifie l’identité du demandeur par signature, comme décrit dans notre Formulaire de Demande d’Informations Personnelles.
CHN documente tous les désaccords dans le dossier ou la base de données et informe les tiers si nécessaire. CHN veille à ce que les informations demandées soient compréhensibles en éliminant ou en expliquant les acronymes, les abréviations et les codes.
10. Fournissez un Recours
CHN a développé une Procédure de Plaintes simple. CHN informe nos clients de leurs voies de recours sur notre Procédure de Plaintes qui est affichée sur notre site web et est disponible sur demande à notre siège social. CHN enquête sur toutes les plaintes reçues, et prend des mesures appropriées pour corriger les pratiques et les politiques de gestion de l’information. CHN gère toutes les plaintes de manière rapide en enregistrant la date de réception de la plainte et en accusant rapidement réception de la plainte, comme décrit dans notre Procédure de Plaintes. CHN maintiendra un enregistrement de toutes les décisions pour assurer la cohérence dans l’application de la Loi.
11. Cookies et technologies similaires
Les cookies sont des morceaux de texte qui sont fournis à votre ordinateur par l’intermédiaire de votre navigateur web lorsque vous accédez à un site web. Un fichier de cookies est stocké sur votre navigateur web et permet au Service ou à un tiers de vous reconnaître et de rendre votre prochaine visite plus facile et plus utile. Certains cookies ne durent que le temps de votre session web (cookies de session) et expirent lorsque vous quittez le navigateur, tandis que d’autres cookies peuvent se souvenir de vous lorsque vous retournez aux Services (cookies persistants), pendant que vous continuez votre session web et après que vous avez quitté le navigateur. Pour plus d’informations sur les cookies et leur impact sur vous et votre navigation, visitez www.aboutcookies.org
CHN utilise des cookies pour permettre à nos serveurs de reconnaître votre navigateur web et de nous indiquer comment et quand vous visitez et utilisez autrement les Services via Internet, dans des buts tels que l’analyse des tendances et l’apprentissage sur nos clients et notre base d’utilisateurs. Par exemple, nous utilisons certains services de fournisseurs tiers, tels que Google Analytics, opéré par Google, Inc. En plus de nos propres cookies, nous utilisons également de temps à autre divers cookies de tiers pour rapporter des statistiques d’utilisation du Service, livrer des publicités et ainsi de suite.
La plupart des navigateurs ont une option pour désactiver la fonctionnalité de cookie, ce qui empêchera votre navigateur d’accepter de nouveaux cookies, ainsi que (selon votre navigateur de choix) de vous permettre de décider d’accepter chaque nouveau cookie en fonction de la préférence de l’utilisateur. Nous vous recommandons de laisser les cookies actifs.
12. Contrôleur de données
Le Contrôleur des données responsable de vos informations personnelles aux fins de la loi applicable sur la protection des données de l’Union européenne est :
The Canada Homestay Network
À l’attention de : Data Protection Officer
1031 St David St, Victoria,
BC, Canada V8S 4Y7
Tél : 1 877 441 4443 x 2123
Email : dataprotectionofficer@canadahomestaynetwork.ca
Si vous avez des questions concernant cet avis de confidentialité ou nos pratiques de collecte de données, veuillez nous contacter à l’adresse, au téléphone ou par e-mail indiqués ci-dessus et préciser votre pays de résidence.
13. Comment nous partageons des informations avec des tiers
En règle générale, nous ne partageons pas vos informations personnelles avec quiconque en dehors de CHN. Cependant, dans le cours normal des affaires, CHN peut faire appel à des tiers de confiance pertinents pour les services que nous fournissons, y compris mais sans s’y limiter ; les consultants, les partenariats stratégiques et les entrepreneurs. Ces tiers de confiance seraient liés par des obligations de confidentialité.
Si nous partageons vos informations personnelles avec un tiers, nous ferons de notre mieux pour garantir qu’ils gardent vos informations en sécurité, prennent toutes les mesures raisonnables pour les protéger contre une utilisation abusive et ne les utilisent que d’une manière conforme à cette politique de confidentialité et aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données.